La facture électronique au sens large : la facture “ordinaire”
Une facture électronique “ordinaire” est toute facture contenant l’ensemble des mentions obligatoires et qui est émise et reçue sous un format électronique, peu importe lequel. Il s’agit de la définition la plus large de la facture électronique.
Concrètement, cela peut être une facture en PDF, dont la mise en page ou la structure sont totalement libres tant que toutes les informations légalement requises y figurent.
Pour rappel, les factures doivent reprendre un ensemble de mentions obligatoires, énumérées à l’article 5 de l’arrêté royal TVA n° 1. Il s'agit de :
La date d’émission de la facture ;
Le numéro séquentiel unique attribué à la facture, basé sur une ou plusieurs séries, et correspondant à son inscription dans le facturier de sortie ;
Pour le fournisseur/prestataire et pour le client : leur nom ou dénomination sociale, l’adresse de leur siège administratif ou social, ainsi que leur numéro d’identification à la TVA ;
La description des opérations facturées ;
Le taux de TVA appliqué ;
La base d’imposition pour chaque taux ou exemption.
La facture électronique structurée
À partir du 1er janvier 2026, l’article 1er, §13, 3° du Code de la TVA définit la facture électronique structurée comme :
« une facture électronique qui a été émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée permettant son traitement automatique et électronique ».
Il s’agit donc d’une facture électronique dont le format suit une structure normalisée, permettant aux logiciels de facturation et de comptabilité de la lire et de la traiter automatiquement, sans intervention humaine.
Contrairement à un simple PDF — que l’on peut certes envoyer par e-mail mais que les logiciels ne peuvent pas interpréter automatiquement — une facture structurée est conçue pour être comprise directement par les systèmes informatiques, sans devoir réencoder ou copier-coller les informations qu’elle contient.
Avec ce type de facture, fini les erreurs de saisie ou la relecture manuelle : toutes les données sont intégrées automatiquement dans le système comptable.
C’est précisément ce format structuré qui deviendra obligatoire dès le 1er janvier 2026 pour toutes les opérations B2B entre entreprises belges assujetties à la TVA.